1. Propósito y principios
Orion System Integrators LLC. y sus entidades afiliadas de EE.UU. (colectivamente, «Orion», «nosotros», «nos» y «nuestro») se adhieren al Marco del Escudo de Privacidad UE-EE.UU. y al Marco del Escudo de Privacidad Suiza-EE.UU. publicados por el Departamento de Comercio de EE.UU. («Principios», «Escudo de Privacidad» o «Programa del Escudo de Privacidad»).
La presente Declaración expone las políticas y prácticas generales que Orion ha adoptado para aplicar el Marco del Escudo de la Privacidad, incluyendo detalles sobre los tipos de datos personales que la empresa recopila, cómo se utiliza dicha información, las opciones de que disponen las personas afectadas por nuestro uso de dicha información y las opciones de que disponen para corregir los datos personales que les conciernen. Si existiera algún conflicto entre lo descrito en esta declaración y los Principios, regirán los Principios.
Esta Declaración se aplica a los datos no relativos a RR.HH. y RR.HH. de la Unión Europea y a los datos no relativos a RR.HH. y RR.HH. de Suiza transferidos en virtud del Marco del Escudo de la Privacidad desde los países miembros de la Unión Europea y Suiza a los distintos centros operativos de Orion en EE.UU. No se aplica a los Datos Personales transferidos en virtud de otros mecanismos, como las Cláusulas Contractuales Tipo. Para obtener más información sobre los Programas del Escudo de Privacidad y ver la certificación de Orion, visite:
https://www.privacyshield.gov/list.
2. ¿Qué datos personales recopilamos?
Orion puede recoger y tratar datos personales que nos facilitan nuestros propios empleados y empleados potenciales con fines administrativos y de contratación.
Por lo demás, Orion no recopila por sí misma datos personales a sabiendas. En la medida en que Orion obtiene datos personales, éstos han sido recogidos y transferidos a nosotros por nuestros clientes en relación con los servicios profesionales que prestamos a nuestros clientes.
Es posible que se requiera el consentimiento de las personas que pretendan utilizar nuestros servicios para la recogida, utilización y divulgación de datos personales (incluidos los datos sensibles). Dicho consentimiento se obtendrá a través de cartas de compromiso, contratos de trabajo y otros documentos similares.
A efectos de esta declaración, se entiende por «datos personales» la información que:
Pertenezca a una persona física identificada o identificable que se encuentre en la Unión Europea o en Suiza y que pueda vincularse directa o indirectamente a dicha persona; y
Se transfiera desde la Unión Europea o Suiza a Estados Unidos en virtud del marco del Escudo de la privacidad.
3. ¿Cómo utilizamos y compartimos los datos personales?
En la medida en que obtenemos datos personales, nos comprometemos a informar a las personas sobre el tipo de datos personales que recopilamos de ellas, sobre cómo utilizamos los datos y sobre cómo pueden ponerse en contacto con nosotros en relación con sus preocupaciones sobre la privacidad.
Utilizamos esta declaración, así como nuestras cartas de compromiso u otros documentos similares, y la comunicación directa con las personas de las que se recogen datos personales para transmitir esta información.
Siguiendo el Programa del Escudo de Privacidad, procesamos datos personales relacionados con nuestros propios empleados y empleados potenciales con fines administrativos y de contratación.
Tratamos los datos personales relacionados con nuestros clientes y su personal con el fin de prestarles servicios profesionales.
No revelaremos datos personales a terceros, salvo en las siguientes circunstancias:
La persona afectada nos ha dado permiso para realizar la divulgación.
Las solicitudes legales de las autoridades públicas en interés de la seguridad nacional o de la aplicación de la ley exigen dicha divulgación.
Requisitos legales o normas profesionales obligatorias exijan dicha divulgación.
La venta o enajenación total o parcial de nuestra empresa exige dicha divulgación.
La información en cuestión ya es de dominio público.
El establecimiento o la defensa de reclamaciones legales exijan razonablemente dicha divulgación.
La divulgación que se realiza es a otra entidad de Orion, o a personas o entidades (cesionarios) que están prestando servicios en nombre de Orion o en nombre de la persona que proporciona la información personal, y se realiza de forma coherente con el propósito para el que se obtuvo originalmente la información, siempre que, con respecto a la información en cuestión, el cesionario:
Esté sujeto a una ley que proporcione una protección adecuada a la privacidad de los datos; o haya aceptado proporcionar un nivel adecuado de protección de datos.
Sólo revelamos información personal a los terceros que se indican a continuación para la tramitación de nóminas y los servicios jurídicos para los empleados de Orion en Alemania
Procesamiento de nóminas – (KBK GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft / Steuerberatungsgesellschaft)
Servicios jurídicos – HEUSSEN Rechtsanwaltsgesellschaft mbH
Si surge la necesidad de hacerlo, Orion puede transferir datos personales de una jurisdicción a otra. Las leyes sobre privacidad varían de una jurisdicción a otra, y el nivel de protección proporcionado también puede variar. No obstante, Orion seguirá protegiendo la privacidad de los datos personales conforme al Programa Escudo de Privacidad, independientemente de la jurisdicción en la que residan los datos.
4. ¿Cómo puede ver y modificar sus datos (Acceso)?
Conforme al Programa del Escudo de Privacidad, los individuos tienen derecho a acceder a los datos personales que Orion tiene sobre ellos. Las personas que deseen acceder a los datos tendrán que facilitar datos de identificación como nombre, dirección, fecha de nacimiento, etc. Es posible que se solicite información adicional, como un identificador nacional (por ejemplo, el número de la Seguridad Social) como medida de precaución adicional. Orion podrá limitar o denegar el acceso a la información personal en circunstancias en las que proporcionar dicho acceso resulte excesivamente oneroso o excesivamente caro, o cuando perjudique los derechos de personas distintas de la que solicita el acceso.
Las personas de la Unión Europea y Suiza pueden tener la opción de seleccionar un arbitraje vinculante en el marco del Panel del Escudo de la Privacidad para la resolución de su reclamación en determinadas circunstancias. Para más información, consulte el sitio web del Escudo de la privacidad.
Envíenos un correo electrónico a [email protected] si cree que necesita corregir, modificar o eliminar información inexacta, o información que se haya obtenido contraviniendo los principios del Programa del Escudo de Privacidad. El almacenamiento de los datos personales recopilados se realizará conforme a los requisitos de conservación de datos y las políticas corporativas de Orion.
5. Seguridad e integridad de los datos
Los datos personales recogidos se procesarán y utilizarán exclusivamente para el fin para el que se recogieron originalmente o para el que la persona autorizó su recogida. Adoptaremos todas las medidas razonables para garantizar que los datos así recogidos sean correctos, completos, actuales y fiables en lo que respecta a su uso previsto.
Se utilizan diversas medidas físicas, lógicas y políticas para proteger los datos personales de la pérdida, el uso indebido o el acceso no autorizado, la divulgación, la alteración o la destrucción. La información personal mostrada en los sitios web estará protegida mediante procesos de encriptación estándar.
6. Responsabilidad y cumplimiento
Orion ha puesto en marcha procesos y prácticas para supervisar el cumplimiento de los requisitos del Programa del Escudo de la Privacidad, y para atender las consultas e inquietudes relativas a dicho cumplimiento.
Las reclamaciones relativas al tratamiento de datos personales por parte de Orion en el marco del Programa del Escudo de la Privacidad pueden dirigirse a [email protected]. Las siguientes opciones están disponibles para abordar disputas relacionadas con la política de privacidad de Orion que no puedan resolverse a través de nuestros procesos internos:
Si la disputa se refiere a datos personales recogidos en el contexto de una relación laboral, Orion trabajará con las Autoridades de Protección de Datos de la UE, que sirven como Mecanismo Independiente de Recurso para los datos de RRHH cubiertos por el Escudo de Privacidad. Si se determina que Orion ha incumplido los términos del Programa del Escudo de Privacidad, se tomarán las medidas oportunas para hacer frente a las consecuencias de dicho incumplimiento y para garantizar que no se repita.
Si el litigio se refiere a otro tipo de datos, los particulares pueden dirigirse a las Autoridades de Protección de Datos de la UE o al Comisario Federal de Protección de Datos e Información de Suiza.
El personal que trabaje para Orion y que infrinja nuestras políticas de privacidad se enfrentará a medidas disciplinarias.
7. Responsabilidad de las transferencias ulteriores
Orion no transfiere datos a terceros ajenos a sus agentes. Orion obtendrá garantías de sus agentes de que salvaguardarán la información personal de forma coherente con esta Política. Entre los ejemplos de garantías adecuadas que pueden proporcionar los agentes se incluyen: un contrato que obligue al agente a proporcionar al menos el mismo nivel de protección que exigen los principios pertinentes del Escudo de la privacidad UE-EE.UU. y del Escudo de la privacidad Suiza-EE.UU. o estar sujeto a otra constatación de adecuación de la Comisión Europea. Cuando Orion tenga conocimiento de que un agente está utilizando o divulgando información personal de forma contraria a esta Política, tomará las medidas razonables para impedir o detener el uso o la divulgación. Orion es responsable de las transferencias ulteriores adecuadas de datos personales a terceros que no cumplan los principios del Escudo de la privacidad.
Tenga en cuenta que Orion puede verse obligada a revelar los datos personales de una persona en respuesta a una solicitud legítima de las autoridades públicas, incluso para cumplir requisitos de seguridad nacional o de aplicación de la ley.
8. Recurso, aplicación y responsabilidad
La participación de Orion en el Marco del Escudo de Privacidad UE-EE.UU. y en el Marco del Escudo de Privacidad Suiza-EE.UU. está sujeta a investigación y aplicación por parte de la Comisión Federal de Comercio.
En cumplimiento de los Principios del Escudo de Privacidad, Orion se compromete a resolver las reclamaciones sobre su privacidad y nuestra recogida o uso de sus Datos Personales. Los Sujetos de Datos que tengan preguntas o quejas en relación con esta Política de Escudo de Privacidad deben contactar primero con Orion en: [email protected].
Orion cumplirá el requisito de este Principio a través de lo siguiente:
Cumplimiento de las autoridades supervisoras legales o reglamentarias que prevén la tramitación de reclamaciones individuales y la resolución de litigios; y Compromiso de cooperar con las autoridades de protección de datos (DPA) ubicadas en la UE, y el Comisionado Federal de Protección de Datos e Información de Suiza (FDPIC) y cumplir con el asesoramiento dado por dichas autoridades con respecto a los datos de recursos humanos y no humanos transferidos desde la UE y Suiza.
En determinadas condiciones detalladas en el Escudo de Privacidad, los Sujetos de Datos podrán invocar un arbitraje vinculante ante el Panel del Escudo de Privacidad que crearán el Departamento de Comercio de EE.UU. y la Comisión Europea.
Orion se compromete a revisar y verificar periódicamente su cumplimiento de los Principios del Escudo de Privacidad, y a subsanar cualquier problema derivado del incumplimiento de los Principios del Escudo de Privacidad. Orion reconoce que el hecho de no proporcionar una autocertificación anual al Departamento de Comercio de EE.UU. la eliminará de la lista de participantes en el Escudo de Privacidad del Departamento.
9. Modificaciones de la presente Política del Escudo de Privacidad
Esta Política del Escudo de Privacidad puede ser modificada de vez en cuando de acuerdo con los requisitos del Programa del Escudo de Privacidad. Se avisará adecuadamente de dichas modificaciones.
Información de contacto
Para más información o para presentar una queja, póngase en contacto con nosotros.
Orion Global Compliance Department
Orion System Integrators LLC
333 Thornall Street
7th floor
Edison NJ – 08837
[email protected]